“漢拿山集團(tuán)總部和四個分公司有上百名員工，這些員工之間的工作往往有不同程度的交叉，過去我們使用的公司管理系統(tǒng)，不僅效率慢還容易出錯。”漢拿山負(fù)責(zé)IT服務(wù)的胡經(jīng)理一直在思考，如何提高全國各個分公司之間的工作效率與協(xié)作能力。在繁雜的工作面前，如果缺少一套完備的IT服務(wù)系統(tǒng)，工作效率將難以得到保障，但過去卻沒能尋找到一套合適的解決方案。直到今年年初漢拿山開始使用Office 365云服務(wù)。

“其實(shí)很早就有想法將公司的IT服務(wù)遷移到Office 365上，但是因?yàn)榧蓱剶?shù)據(jù)遷移時(shí)可能出現(xiàn)的問題，遲遲沒能實(shí)踐。”面對一直以來的協(xié)同工作效率問題，漢拿山?jīng)Q定采用Office 365云服務(wù)。購買了150個授權(quán)的Office 365解決方案后，漢拿山開始對集團(tuán)總部和四個分公司進(jìn)行IT系統(tǒng)升級。

漢拿山北京總部后勤王經(jīng)理說，現(xiàn)在每天到達(dá)公司之后的第一件事情就是上SharePoint分配北京辦公室當(dāng)天的后勤任務(wù)，從人員調(diào)配到用戶問題反饋。他已經(jīng)不再使用過去的公司管理系統(tǒng)，而是直接在SharePoint上查找后勤需求，將不同的任務(wù)交給相對應(yīng)的同事。

“在SharePoint上，每個辦公室的員工都可以直接查找到自己每天需要完成的內(nèi)容，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以實(shí)時(shí)的查看和批復(fù)。不僅效率得到了提升，同時(shí)反饋溝通更便捷，員工們的反饋我都能在SharePoint上及時(shí)看到。”王經(jīng)理過去可能需要一天時(shí)間才能處理完的工作任務(wù)，現(xiàn)在只需要一半甚至更短的時(shí)間就能完成。并且在適應(yīng)了SharePoint的協(xié)同工作方式之后，大家都十分主動的通過SharePoint制定工作計(jì)劃和分享經(jīng)驗(yàn)。

現(xiàn)在，漢拿山總部和三個分部工作的管理層、辦公室人員以及后勤人員都已經(jīng)用上了Office 365云服務(wù)。Office 365給大家留下最為深刻的印象就是使用簡單，只要有一定的Office基礎(chǔ)都能快速上手，絕大多數(shù)漢拿山員工都不需要通過長時(shí)間的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，就能夠輕松的在電腦上使用Office 365 Online。過去需要使用定制化的客戶端對數(shù)據(jù)進(jìn)行操作和整理，而現(xiàn)在直接通過Excel編輯、SharePoint分享交流即可。

以往漢拿山也使用過不同的辦公軟件，但是并不統(tǒng)一。就拿公司財(cái)務(wù)管理來說，每天上報(bào)給上級的財(cái)務(wù)報(bào)表總是會有不同的文件格式，這是因?yàn)榇蠹沂褂玫牟煌k公軟件導(dǎo)致的結(jié)果。公司財(cái)務(wù)不止一次向負(fù)責(zé)IT的胡經(jīng)理抱怨這件事情。

而現(xiàn)在這樣的問題已經(jīng)不再發(fā)生，統(tǒng)一的Office 365云服務(wù)不僅提供了SharePoint這樣的協(xié)同工具，同時(shí)也包涵了最基礎(chǔ)的Word、Excel、PowerPoint等辦公應(yīng)用?，F(xiàn)在每天的數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)管理，可以直接通過Excel進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和匯總，統(tǒng)一格式之后的報(bào)表直接通過SharePoint進(jìn)行反饋。得益于Office 365的移動特性，員工們能夠在自己的移動設(shè)備上使用Office 365，這樣大量的碎片化時(shí)間就被利用起來，并且能更好地處理一些突發(fā)需求，這就意味著工作效率的進(jìn)一步提升。

“Office 365采用的是訂閱制，但實(shí)際上在IT費(fèi)用上比起我們原來花在客戶端的投入要少的多。在前端我們不需要做太多部署工作，而后端運(yùn)維則完全交給微軟來處理，既省時(shí)又省力。同時(shí)云端服務(wù)也意味著數(shù)據(jù)更加安全，不必?fù)?dān)心因?yàn)橛脖P突然損壞造成的數(shù)據(jù)丟失危機(jī)。” 胡經(jīng)理還在計(jì)劃將Office 365向漢拿山旗下的各個門店進(jìn)行推廣。如果將漢拿山門店也配備上Office 365，那么數(shù)百家連鎖店之間的工作溝通就能夠更加順暢。